RÈGLEMENT INTÉRIEUR

DU RUNNING CLUB ARPAJON (RCA) 

 

PRÉSENTATION

1.1 Contexte

Le Running club d’Arpajon a son siège à la mairie de la commune et dispose des installations de la Ponétie et utilise la piste d’athlétisme d’Aurillac pour ces entraînements, ainsi que les vestiaires et douches de la base de canoë d’Arpajon sur Cère.

1.2 Objet

L’athlétisme est reconnu comme un sport de base capable de développer beaucoup de qualités physiques et morales. L'adhérent, en s'inscrivant au Running Club d’Arpajon et en bénéficiant du dévouement des bénévoles qui font vivre ce club, se doit de ne jamais oublier les devoirs que cela implique de manière générale en matière de respect et de responsabilité.

Le présent règlement intérieur précise certains de ces devoirs et responsabilités ainsi que certains modes de fonctionnement non précisés dans les statuts.

 

2 OBJECTIFS DU CLUB

Notre club s'est fixé les objectifs principaux suivants :

- Favoriser la pratique de la course hors stade.

- Permettre à ses adhérents de participer à toutes les compétitions de tous niveaux

- Favoriser l'épanouissement physique et moral de ses adhérents dans la convivialité

Le club ne poursuit aucun but lucratif, il s'interdit toute discussion ou manifestation présentant un caractère racial, politique ou religieux. Pour animer ce club, nous avons besoin de l'aide de tous. Les questions et propositions seront toujours les bienvenues.

 

3 ORGANISATION DU CLUB

3.1 Affiliations

Le Running club d’Arpajon est affilié à la Fédération Française d'Athlétisme (FFA), par l'intermédiaire de la ligue d’Auvergne d'athlétisme et du comité départemental d’athlétisme du Cantal. Il doit en particulier respecter les règlements et instructions de ces 3 entités. Le club a des relations avec les Commissions des Courses Hors Stade de ces 3 entités.

3.2 Comité Directeur (CD)

Il n’y a pas de comité directeur

3.3 Bureau Directeur

Le Bureau Directeur comprend au minimum 4  membres, qui sont entre autres le Président, les Vice Présidents, le Trésorier, et le Secrétaire, Les membres du Bureau Directeur sont élus au cours de l'AGO. Le Bureau est l'élément moteur du Club. En particulier, il veille à l'application du règlement intérieur, et effectue toutes les démarches administratives. Les votes du Bureau Directeur se font à la majorité simple, la voix du Président comptant double en cas d'égalité. Le Président assure la direction du club et toutes les responsabilités légales. Il est le représentant du club auprès de tous les organismes ou institutions en relation avec le club. Les Vice Présidents suppléent le Président en cas de vacances ou d’empêchement, et sont chargés de certaines missions. Le Secrétaire  assure l'administration du club,. Le Trésorier assure la comptabilité du club, et la gestion financière en collaboration avec l'ensemble du Bureau Directeur.

Le Bureau Directeur a pour tâche d'essayer d'améliorer la gestion du club en mettant au point les méthodes et les règlements nécessaires. Il peut pour cela créer une commission composée de membres du comité directeur ou de certains membres du club.

3.4 Assemblées Générales

Une assemblée générale ordinaire (AGO) a lieu annuellement dans les 3 mois qui suivent la fin de la saison d’Athlétisme. Y sont convoqués, tous les membres à jour de leur cotisation, et y ont droit de vote tous les présents cadets ou plus âgés ayant été licenciés la saison qui vient de se terminer.

Le quorum requis pour la tenue de l'AGO est de 20% des adhérents ayant droit de vote. Chaque membre présent peut représenter 2 autres adhérents s'ils lui ont donné un pouvoir signé de leur main. Les votes ont lieu à main levée.

Le programme de I'AGO comprend nécessairement les points suivants :

- Allocution du président et présentation des objectifs du club pour la saison

- Rapport moral par le Secrétaire 

- Rapport financier et communication du montant de la cotisation par le        Trésorier

- Elections pour le renouvellement du bureau directeur 

- Rapport sportif par un membre du bureau

- Récompenses aux athlètes méritants.

Une assemblée générale extraordinaire (AGE) peut se tenir à la demande du Bureau Directeur ou d'un 1/3 des adhérents, pour statuer sur un problème exceptionnel (modification des statuts, situation financière critique, etc.). Y sont convoqués et y ont droit de vote tous les membres à jour de leur cotisation, cadets ou plus âgés.

Le quorum requis pour la tenue de l'AGE est de 1/3 des adhérents. Chaque membre présent peut représenter 2 autres adhérents s’ils lui ont donné un pouvoir signé de leur main. Les votes ont lieu à main levée. La modification des statuts doit être votée par au moins 2/3 des présents ou représentés.

3.5 Modifications du règlement intérieur

Les modifications du règlement intérieur sont élaborées par le Bureau Directeur et approuvées par le Comité Directeur à la majorité simple (c'est à dire 50 % ou plus) des membres présents. Tout licencié peut faire une proposition de modification qui sera examinée et décidée par le bureau directeur.

3.6 Retrait - Radiation

Les membres qui désirent commencer ou se retirer en cours de saison sont quand même tenus au paiement complet de la cotisation annuelle. Le Bureau Directeur peut proposer d'exclure un adhérent pour motif grave (par exemple détériorations répétées de matériel, comportement dangereux, propos injurieux, etc. ). Celui-ci est averti par lettre recommandée. Sa radiation est décidée en réunion du bureau directeur, où il peut se faire assister par la personne de son choix. L'exclusion est votée à bulletins secrets, à la majorité des 2/3 des membres composant le CD.

3.7 Activité

Le bureau se réunit régulièrement pour établir, un rapport des activités passées et à venir afin de pouvoir préparer les dossiers nécessaires et éventuelles demandes particulières(subventions ou autres).

 

4 ENTRAINEMENT

4.1 Horaires et lieux

Les horaires habituels sont :

- 17h30 - 20h00 le mardi

- 18h00 - 20h00 le mercredi

- 18h00 - 20h00 le jeudi

- 18h00 - 19h30 le vendredi

-   9h00 - 11h00 le dimanche (selon sortie organisée)

Le lieu d'entraînement habituel est la plaine des jeux de la Ponétie. D'autres lieux ou horaires peuvent être précisés par les entraîneurs en particulier pour le Hors Stade le dimanche matin.

L'athlète n'est sous la responsabilité du club que s'il est sur le lieu d'entraînement et pendant la tranche horaire d'entraînement.

4.2 Participation aux entraînements

Seuls les athlètes à jour de leur licence et de leur cotisation peuvent participer aux entraînements du club (une période courte d'essai, 3 à 4 entraînements, est tolérée à condition d’avoir apporté un certificat médical et d’avoir une assurance responsabilité civile). Pour les enfants mineurs une autorisation parentale est indispensable. Les entraîneurs ont le droit et le devoir, dans l'intérêt de l'athlète et de l'association, de refuser les athlètes qui ne sont pas en règle. Les athlètes d'autres clubs peuvent bénéficier de l'entraînement du club s'ils en font la demande et si le bureau directeur a accepté après consultation de l'entraîneur concerné. Si l'athlète poursuit l'entraînement malgré tout, il prend la responsabilité (ou ses parents lorsqu'il est mineur, dans ce cas un courrier leur est adressé) de tous les problèmes que cette situation peut provoquer.

4.3  d’entraînement

Chaque athlète fait partie d'un groupe, sous la responsabilité d'un entraîneur. Cet entraîneur doit être informé si l'athlète effectue un entraînement dans un autre groupe. En cas d'absence de l'entraîneur responsable de son groupe, l'athlète s'adresse à un autre entraîneur présent ou par défaut à un membre du Comité Directeur. Lorsqu'un entraîneur ne peut pas participer à un entraînement de façon imprévue, il doit prévenir un de ses collègues ou un membre du bureau directeur pour que des dispositions de remplacement soient prises. Il appartient aux parents des membres mineurs, d’une part de s'assurer de la présence physique d'un entraîneur avant de laisser leur enfant, d’autre part de récupérer leur enfant dès la fin de la séance, sur le stade auprès de l’entraîneur. 

4.4 Installations

Les entraînements s'effectuent dans des locaux ou installations mis à disposition par la ville d’Aurillac, ou d’Arpajon sur Cère et se trouvent ainsi soumis aux règles d'utilisation de ces installations et à leur règlement intérieur (en particulier non-dégradation des vestiaires et des toilettes). L'utilisation est limitée aux créneaux horaires affectés au club. 

4.5 Divers

Le déplacement des membres sur le lieu de l'entraînement se fait sous leur responsabilité ou celle des parents pour les mineurs. Les athlètes doivent s'entraîner en tenue adéquate (chaussures et vêtements). L'utilisation du matériel, est subordonnée à l'accord des entraîneurs. Les adhérents doivent prendre soin du matériel. Les athlètes doivent aider l'entraîneur à sortir et ranger le matériel. La mise à disposition du club d'équipements personnels ne peut se faire que gracieusement.

 

ADHÉSIONS

Les demandes d'adhésion doivent être déposées auprès du secrétaire ou des personnes désignées par le bureau. Le dossier d'adhésion des athlètes comprend obligatoirement :

- Un bulletin d'adhésion complètement rempli, comprenant une autorisation parentale pour les mineurs,

- Le règlement de la cotisation,

- Un certificat médical de moins de 3 mois précisant la non-contre-indication de la pratique de l'athlétisme en compétition, qui devra être présenté dès les premiers entraînements.

A l'inscription, une photocopie du bulletin d'adhésion avec la mention < En règle > peut être fournie à l'athlète s’il en fait la demande pour qu'il puisse en attester si nécessaire.

Chaque athlète qui s'inscrit ou se réinscrit doit payer sa cotisation avant la date décidée par le bureau directeur caque début de saison. Ceci s’applique également aux athlètes et membres déjà adhérents la saison précédente. En effet, non seulement le club engage des frais dès la reprise annuelle de l'entraînement, mais c'est aussi la seule façon d'atteindre la rigueur nécessaire dans le paiement des cotisations et dans la bonne gestion du club, et faciliter le travail des bénévoles.

Afin d'aider chacun, y compris les gestionnaires du club, à atteindre cette rigueur, les entraîneurs doivent communiquer au secrétaire les noms de leurs athlètes au fur et à mesure qu'ils arrivent dans leur groupe. Le secrétaire doit ensuite leur faire connaître les athlètes qui ne sont pas en règle. Ceux-ci seront mis en demeure de régulariser leur situation immédiatement.

 

6 COTISATIONS

Le montant de la cotisation est fixé chaque année par le bureau directeur, et communiqué en AG. Si le budget le permet et si le comité directeur le décide, le club peut prendre en charge tout ou partie du montant de la licence des entraîneurs et des membres du bureau  directeur. Ce montant de la cotisation est calculé au plus juste pour couvrir tous les frais supportés par le club pour chaque athlète, et en particulier les parts de licence versées à la FFA, à la LAA et au CD15 (chaque adhérent est licencié à la FFA même s'il ne participe pas aux compétitions). La cotisation ne comprend pas le prix du maillot du club. Toute cotisation versée au club est définitivement acquise, même en cas de retrait, d'exclusion ou de décès.

 

7 MUTATIONS

Les mutations se font conformément à la réglementation de la FFA. Les entraîneurs doivent être vigilants, en questionnant les nouveaux arrivants. Il est rappelé que les mutations nécessitent l'établissement d'un dossier particulier, qui doit être adressé pour accord à la LAA, et que ce dossier est payant. En outre, le club doit verser au club quitté une indemnité (sauf si ce dernier ne la demande pas) qui peut être très élevée en fonction du classement de l'athlète (à partir de R1).De fait le bureau directeur se réserve le droit d’accepter ou de refuser la mutation d’un athlète et d’en couvrir les frais inhérent.

 

8 ASSURANCE

Le fait d'obtenir une licence FFA implique la couverture par la compagnie d'assurances choisie par la FFA des accidents au cours de l'entraînement, des compétitions et déplacements associés, ainsi que des stages. En cas d'accident, une déclaration, co-établie par le secrétaire et l'athlète (ou ses parents), doit être envoyée dans les 5 jours qui suivent (à noter que le certificat médical de non-contre-indication doit alors être produit).

 

COMPÉTITIONS

9.1 Inscriptions

 Les athlètes décident des compétitions auxquelles ils désirent participer et s’inscrivent eux-mêmes aux dites compétitions. Ils peuvent demander aux entraîneurs leurs avis et les plans d’entrainement qui en découlent.

9-2 Condition de participation aux compétitions.

Le jour de la compétition l’athlète doit avoir : son adhésion à jour, sa licence sur soi, une pièce d’identité et porter le maillot du club en compétitions officielles et s’inscrit systématiquement sous

Le nom du club.

Pour les championnats de France, un certificat médical est nécessaire pour se désengager.

9.3 Discipline

En compétition, les athlètes se doivent de respecter les consignes du responsable du club qui les accompagne, les règlements FFA et les organisateurs ainsi que les officiels.

 9.4 Qualifications exceptionnelles

Néant

9.5 Déplacements

Les athlètes se déplacent par leurs propres moyens, avec évidemment l’aide des parents pour les jeunes athlètes. L’utilisation de véhicules personnels dans le cadre de déplacements collectifs, sera sous la responsabilité du conducteur qui s’engage à respecter le code de la route. Pour les athlètes mineurs, les règles recommandées par le ministère de la jeunesse et des sports seront respectées (actuellement un adulte minimum pour 8 enfants mineurs).

Le Club prend en charge les frais de déplacement des athlètes pour se rendre aux compétitions de cross au niveau départemental, régional et national. Cette prise en charge se fait par la mise à disposition d'un car lorsque le nombre de participants le permet sinon par le remboursement des frais de véhicule suivant le barème kilométrique prévu par l'administration pour les associations (0.306 euros par kilomètre en 2013).

L'athlète qui souhaite obtenir le remboursement de ses frais devra fournir une note de frais précisant la date, le lieu, la compétition, le nombre de kilomètres effectués et le montant à rembourser.

9.6 Enregistrement des performances

Il est demandé aux athlètes de communiquer leurs résultats obtenus dans d'autres compétitions que FFA, en particulier aux compétitions hors stade afin qu'ils soient pris en compte pour le classement du club ou dans les compétitions où ils se sont déplacés sans encadrement. Ce classement est important puisqu'il permet au club d'être classé au niveau national, ce qui peut influer sur les demandes de subventions. Il est rappelé aux athlètes qu'ils doivent réussir 2 performances classantes pour obtenir des points FFA (excepté en épreuves combinées et en grand fond). Les entraîneurs doivent transmettre régulièrement à la personne chargée du décompte des points, les résultats des compétitions de leurs athlètes.

9.7 Participation obligatoire

Il n’y a aucune obligation particulière.

 

10 FORMATIONS

10-1 Stages d’athlètes

 Néant

10.2 Formation du personnel d’encadrement

Lorsqu'elles sont approuvées par le Bureau Directeur, les frais des formations destinées à participer à l'encadrement du club, telles que formations de dirigeants, d'officiels et d'entraîneurs sont entièrement pris en charge par le club, sur présentation de la note de frais et des justificatifs.

 

11 GESTION FINANCIÈRE DU CLUB

Etant donné les problèmes de trésorerie que connaissent tous les clubs d'athlétisme parce qu'il s'agit d'un sport à vocation démocratique et attirant peu les sponsors, les dispositions suivantes doivent être respectées :

- établissement par le Trésorier d'un budget prévisionnel (couvrant la période allant du 1 er septembre au 31 août), discuté et décidé à la majorité en réunion de bureau directeur et approuvé à l’A.G. En vue de cet établissement,

- communication par tous les entraîneurs de leurs prévisions de dépenses, comprenant en particulier les frais de déplacements lointains et leurs souhaits de nouveaux équipements

- suivi mensuel du budget en réunion du bureau directeur, où l'évolution des dépenses et des recettes est attentivement suivie, et où les demandes de dépenses non prévues au budget prévisionnel sont étudiées.

Remboursement des frais engagés par les bénévoles 

Le club remboursera les dépenses suivantes :

- ENTRAÎNEURS :

Le club remboursera les frais de véhicules pour se rendre de leur domicile sur le lieu des entraînements à savoir :

. piste d'athlétisme et parcours de la Ponétie ou terrains d'Arpajon

. entrainement spécifique du samedi matin à l'Arboretum

- COMMISSIONS COURSE :

Le club remboursera les frais de véhicules aux membres du bureau :

. pour représenter le club aux réunions du Comité des courses hors stade et de la Ligue d'Auvergne d'Athlétisme

. pour la mise en place des Foulées Arpajonnaises

Les remboursements se feront suivant le barème kilométrique de l'administration prévu pour les associations (0.306 € par kilomètre en 2013)

Pour justifier le remboursement, une note de frais devra être fournie précisant la date, l'objet du déplacement et le nombre de kilomètres parcourus.

Le bénévole peut bénéficier d'un crédit d'impôt dans le cadre d'un don à une association (art 200 du CGI) s'l renonce au remboursement des frais qu'il a engagé pour l'association.

Le club fournira au bénévole :

. l'imprimé nécessaire au calcul du montant des frais et la déclaration de renoncement au remboursement 

. l'attestation de don modèle CERFA à joindre à la déclaration de revenus.


12 COMMUNICATION ENTRE ADHÉRENTS ET BUREAU DIRECTEUR

Pour toute demande d’information ou toute autre nécessité de communication, les athlètes sont invités à s’adresser aux membres du bureau directeur pour satisfaire leurs demandes. Les autres moyens de communication sont les courriers individuels, l’adresse Internet, emails, Facebook.

 

13 MANQUEMENTS AU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Tout manquement à l'un des points de ce règlement entraînera une sanction plus ou moins importante, telle que ; interdiction de compétition, demande de remboursement de matériel, exclusion temporaire ou exclusion définitive.